Om je als Energiehuis een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we jou meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Wooneco.
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens, en we doen dit in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Definities
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is Veneco verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waarop Wooneco beroep doet.
Beginselen
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens.
Wij bewaren je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om de persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden je persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van je persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.
Doeleinden en verwerkingsgronden
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we je persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die erover beschikken.
Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij je gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:
- om een wettelijke verplichting na te komen
- voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag
- wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
- voor de uitvoering van een overeenkomst
Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:
- identificatie- en contactgegevens
- persoonlijke kenmerken
- samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties
- financiële bijzonderheden
- sociale (zekerheids)gegevens
- beeld- en geluidsopnamen
Doorgifte
Wij geven je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij je gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.
In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
Verwerkersovereenkomsten
In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor intercommunales. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken. Meer informatie over de verwerkersovereenkomsten.
Openbaarheid van bestuur
In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving.
Rechten
Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je volgende rechten:
Recht op informatie en inzage
Je mag weten of we persoonsgegevensgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
Recht op correctie en aanvulling
Als je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.
Recht om vergeten te worden
Je mag om je persoonsgegevens volledig te wissen wanneer:
- de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
- je de toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
- je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
- je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
- je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
Wij zullen je persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om je gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.
Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
- je de juistheid van die gegevens betwist;
- de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
- wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
- je bezwaar maakt tegen de verwerking van je gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan deze van jou in het geding zijn.
Wanneer de verwerking beperkt is, worden je persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.
Recht op bezwaar
Wanneer je persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met je bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van je gegevens staken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer we jouw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van je toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op je toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.
Recht op intrekking toestemming
Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van je persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van je toestemming blijft evenwel geldig.
Uitoefenen van rechten
Je kunt je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten.
Indien je je gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties je gegevens hebben geraadpleegd, kan je zich rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.
Specifieke verwerkingen
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
Nieuwsbrieven
Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. Je ontvangt deze als je hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Beeldmateriaal
Bij de activiteiten die wij organiseren, maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor Wooneco en haar activiteiten, onder andere in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren jouw recht op afbeelding en engageren ons om jou bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.
Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
Sociale media
Wooneco maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar doelgroep. Wooneco is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook en Instagram.
Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan jouw verzoek gevolg te geven.
Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door jou verwijderd worden.
Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Wooneco heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van je persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.
Cookies en tracking
Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.
Vragen en klachten
Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Je vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
Ben je ontevreden met de behandeling van je verzoek of ben je van mening dat de behandeling van je persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.
De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.
De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.
Contactgegevens
U kan ons contacteren via e-mail naar info@wooneco.be of per brief naar Wooneco, Panhuisstraat 1 in 9070 Destelbergen.
Historiek aanpassingen (02-2024)
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.
Specifieke privacyverklaring Mijn VerbouwLening
Op de website van Vlaanderen vind je meer info over de verwerking en de beveiliging van je persoonsgegevens.
